Implementera en helt ny struktur för personalärenden under komplexa förhållanden och på begränsad tid. Det var utmaningen som väntade Axians när ett av världens ledande företag inom sitt område behövde en partner för att installera sitt nya HR-system.
Företaget har över 9 000 medarbetare i Sverige och deras HR-avdelning hanterar cirka 7 000 ärenden i månaden. Det innebär att en HR-struktur som förenklar för personalen är av största vikt. Därför ville man växla upp sitt system inom ServiceNow-plattformen från IT Service Management till HR Service Delivery (HRSD). ServiceNow HRSD digitaliserar och effektiviserar en organisations HR-processer, inom en enda plattform.
”Vi hade köpt HR Professional-licenser och ville kunna få full utväxling av det, samtidigt som vi ville ha ett smidigare system för personalärenden”, säger utvecklingsledaren för HR och projektansvarig hos kunden.
Systemet ServiceNow HRSD syftar till att förbättra medarbetarupplevelsen genom att automatisera rutinuppgifter och tillhandahålla verktyg som hjälper HR-chefer att leverera olika tjänster till medarbetare.
Men det fanns utmaningar med att implementera det nya systemet. Deadlinen var kort och det fanns en hög komplexitet i projektet.
”Teamet vi valde behövde analysera vårt befintliga system och rutiner och översätta det till något nytt. Samtidigt skulle man genomföra den här flytten medan vi hade full verksamhet. Det ställde höga krav på valet av IT-partner”, säger utvecklingsledaren.
Valet av partner föll på Axians, som genomfört andra projekt med kunden tidigare. ”Den stora utmaningen var definitivt att jobba så systemnära samtidigt som verksamheten skulle fortgå som vanligt. Kunden kunde inte bara stänga ned sin HR-avdelning i tre månader”, säger Magnus Bergh, projektansvarig på Axians.
Axians tog fram arkitekturen och den tekniska planen för hur kunden skulle gå från punkt A till B, från det tidigare systemet som byggde på IT Service Management till ServiceNow HRSD. Man genomförde flytten samtidigt som alla berörda parter hos kunden bjöds in för att ta del av utvecklingen och framstegen. Arbetet inleddes i augusti och var klart i november.
Hela projektet har genomförts på ett mycket strukturerat och professionellt sätt. Teamet från Axians har varit lösningsorienterade och lyhörda för våra behov som kund. Det har varit ett sådant samarbete som man alltid hoppas på, men sällan får. De har varit investerade i att vi ska lyckas.
Något som var extra viktigt för kunden var att ha ett partnersamarbete där man förstod varandras perspektiv, och att man kunde vara pragmatiska och tydliga i vad som skulle ingå i leveransen.
”Det är viktigt att ha konsulter med rätt inställning och kompetens som har ett engagemang och en stolthet i det de levererar. Det tyckte vi Axians verkligen hade”, säger utvecklingsledaren.
Och bland medarbetarna på företaget märks förändringen redan av.
”Det är ett helt nytt sätt att arbeta med personalärenden. Det är ny teknik och nya rutiner som öppnar upp helt andra möjligheter för oss”, säger utvecklingsledaren.
Systemet är nu på plats, men för kunden har det nya sättet att arbeta på bara börjat.
”Vi kommer att fortsätta utveckla vårt ServiceNow-erbjudande och ser fram emot att kunna bidra till den bästa medarbetarupplevelsen för vår personal”, säger utvecklingsledaren.
